Principe:

Au cours d'une journée de travail, il est possible d'envoyer les données de gestion (Chiffre d'Affaire, panier moyen, etc...) vers une liste de diffusion d'adresse email selon des horaires précis.

Pour cela vous devez disposer d'un compte SMTP (serveur d'envoi d'email) valide ainsi qu'une adresse email de destinataire valide.

Les paramètres du compte SMTP vous sont fournis par votre FAI (Fournisseur d'Accès à Internet). Ils se composent de l'adresse du serveur SMTP, du nom de l'utilisateur, du mot de passe de connexion, de l'email de l'utilisateur, du port de connexion.

Ex d'email envoyé par Orchestra Mail Manager pendant une journée de travail :

Paramétrage:

Orchestra Mail Manager est un module fournis avec Orchestra Point de Vente. Son exécutable se trouve dans le répertoire d'installation d'Orchestra Point de Vente, C:OrchestraPDV.

Lorsqu'il est lancé, il se réduit en icone dans la barre des taches de Windows à coté de l'horloge:

Lors du premier lancement d'Orchestra Mail Manager, la fenêtre de paramétrage s'ouvriera automatiquement:

Il est possible de récupérer les paramètres déjà définis dans Orchestra Point de Vente pour l’envoi en fin de journée des données de gestion lors du Z (voir ici) en cliquant sur le bouton ‘Récupérer les paramètres d’Orchestra PDV’.

Après avoir configuré le compte SMTP ainsi que la liste des destinataires de l’email, il vous faut préciser les horaires ainsi que les journées pour lesquelles seront envoyés les emails (attention selon les FAI l’envoi d’email trop répétés peut vous faire mettre sur une black-liste, renseignez vous auprès de votre FAI).

Sélectionner les jours pour lesquels vous souhaitez un envoi. Le jour correspond au jour en cours sur la caisse Orchestra (c'est-à-dire que si la caisse est au Lundi alors que la machine est à Mardi 00h10, Mail Manager considérera que c’est Lundi, ceci permet d’envoyer des emails même après minuit pour une   même journée et ainsi avoir un email avant la fin de la journée).

Choisir les horaires pour lesquels vous souhaitez un envoi.

  Enregistrer.

Utilisation:

Le module démarre et ajoute un icône dans la barre des tache à coté de l’heure. Il est possible de faire un clic droit sur cet icône et de choisir ‘Démarrage automatique’ afin que le module démarre automatiquement avec la machine.

Dès qu’un jour et un horaire est atteint, un email est envoyé à la liste de diffusion.

Il est conseillé d’utiliser l’option d’envoi en fin de journée des données de gestion lors du Z (voir ici). Ceci permettra de recevoir aussi un email contenant le total de la journée.